Wir bieten Ihnen unseren Personalakten-Rundum-Service

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Die Verwaltung einer Personalakte ist recht umfangreich und aufwendig. Die Aufbewahrung der Personalakte ist wichtig und notwendig und es gelten für Personalakten-Dokumente unterschiedliche Fristen. Bei einer Aufbewahrung der Personalakte mit allen Dokumenten über einen Zeitraum von 10 Jahren sind Unternehmen gut beraten.

Insbesondere müssen folgende Unterlagen/Dokumente 10 Jahre aufbewahrt werden.
  • Lohnlisten und Lohnsteuerunterlagen
  • Jahresabschlüsse und Jahresabschlusserläuterungen
  • Buchungsbelege und Buchführungsunterlagen
  • Inventarlisten und Inventurunterlagen
Wichtig: Nach §199 BGB gelten die Fristen erst mit dem Ablauf des Kalenderjahres. Die Aufbewahrungsfristen sollte man deshalb immer erst am Ende eines jeden Kalenderjahres kontrollieren.
Kurze Übersicht über Aufbewahrungsfristen von Personalunterlagen:
Unterlagen
Abrechnung von Aushilfen
Meldung bei der Krankenkasse
Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung
Lohn- und Gehaltskonten
Lohnsteueranmeldung
Lohnsteuerkarte
Quittung über Zahlung des Arbeitslohns
Arbeitsnachweise über 8 Stunden
Bewirtungsbelege
Personenbezogene Unterlagen
Arbeitszeugnisse
Bescheinigungen vom Arzt
Unterlagen zur Berechnung der Umlage zur Unfallversicherung
Aufbewahrungsfrist
10 Jahre
bis zum Ende des Jahres, das auf die letzte Rentenversicherungsprüfung folgt
10 Jahre
6 oder 10 Jahre
10 Jahre
bis zum Ende des Jahres oder bis das Beschäftigungsverhältnis endet
10 Jahre
6 Jahre
10 Jahre
2 Jahre
3 Jahre
zum Ende der Beschäftigung
5 Jahre
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