Zeugnissoftware oder Zeugnis-Dienstleiter

Zeugnissoftware oder Zeugnisdienstleister

 

Unsere Erfahrung bei diesem Thema ist: Nicht nur die Mitarbeiter und die Führungskräfte, sondern auch die Personalabteilungen hatten zusätzlich mit den Zeugnissen viel mehr Arbeit, allerdings ist die zusätzliche Zeit, die man für die Zeugnisausstellung benötigt, schlechthin nicht vorhanden.

Warum ist das so? Sowohl die Qualität als auch die Aussagekraft der Zeugnisse, die einst sehr vereinfacht durch eine Software erstellt worden waren, entsprachen nicht im Ansatz den Zeugnissen, die wir üblicherweise schreiben. Aber das alleine ist noch kein Grund zu behaupten,  die eine Art und Weise der Zeugniserstellung oder die andere sei besser. Es kommt eher darauf an, was eine Firma will und wie der Zeugnisprozess innerhalb der Firma kommuniziert und gehandhabt wird. Sicherlich hängt es auch damit zusammen, um welche Jobs es sich handelt.

Ein Zeugnis ist in den Augen von vielen Mitarbeitern ein Ausdruck der Wertschätzung für geleistete Arbeit. Das heißt, es handelt sich um eine sehr emotionale Sache. Und genau aus diesem Grund kommen viele Fälle vor Gericht, wo es teilweise nur um kleine Worte wie „stets“ , „sehr“, „fast“ o. Ä. geht. Unsere Erfahrung zeigt außerdem: Bei solchen Streitfällen geht es weniger um eine Note oder um eine codierte Formulierung, sondern fehlende Anerkennung und Wertschätzung stehen in solchen Auseinandersetzungen vielmehr im Vordergrund. Und wenn es einmal emotional wird, dann geht es nun nur noch um Kleinigkeiten.

Wir schreiben Zeugnisse für Firmen, die sie einst mittels einer Software oder eben auf konventionelle Weise, also händisch, geschrieben haben. Bei einigen war die Beschwerdequote so hoch – jedes zweite/dritte Zeugnis wurde beanstandet –, dass der Aufwand am Ende nicht zu unterschätzen und nicht mehr zu bewältigen war. Doch mit Übernahme des Zeugnisprozesses durch uns liegt die Beschwerdequote nahezu bei null.

Denn gerade bei großen Entlassungen kochen die Emotionen hoch, und Mitarbeiter stehen unter großem Druck. Weil wir aber in einer solchen arbeitsrechtlichen Angelegenheit völlig neutral sind, beruhigen sich die Gemüter schnell, und die Mitarbeiter können sich darauf verlassen, ein professionelles und qualifiziertes Zeugnis zu erhalten.

Ein Mitarbeiter in einer Personalabteilung, der Zeugnisse nur mal so nebenbei schreibt,  bei dem werden wohl die Zeugnisse am Ende nicht in der Art ausfallen wie bei jemandem, der das Zeugnisschreiben aus dem Effeff beherrscht. Eine Software alleine ist noch nicht in der Lage, ein Zeugnis zu erstellen, das präzise auf die individuellen Kompetenzen des Mitarbeiters zugeschnitten ist. Dazu braucht es mehr, als nur festgelegte Vorgaben anzukreuzen.

Im Auftrag von Firmen schreiben wir auch hin und wieder mit Hilfe ihrer Software die gewünschten Zeugnisse. Der Aufwand ist vergleichsweise groß, und die Personalabteilung ist nicht dadurch wirklich entlastet. Wir versuchen, die Firmen davon zu überzeugen, ganz ohne Software die Zeugnisse zu erstellen und so den Prozess zu ändern. Das funktioniert auch immer wieder, aber oft auch nicht. Eine Änderung ist zwar zeitaufwendig, doch bezahlt hat man auch ohnehin die Software wie auch die Prozesse.

Doch das größte Problem ist die Zeit. Ganz gleich, ob die Zeugnisse individuell oder mittels einer Software geschrieben werden, vielen Personalabteilungen fehlt es an Zeit, um überhaupt Zeugnisse erstellen zu können. Dadurch laufen viele Zeugnisse auf. Und so gibt es dann berechtigte Beschwerden, auch (gerne) mal mit Anwalt an der Seite von ausgeschiedenen Mitarbeitern, die ihre Zeugnisse nicht ausgestellt bekommen haben. Auch hier können wir den Unternehmen als Zeugnisdienstleister zur Seite stehen. Dabei geht es nicht immer nur um ein besser formuliertes Zeugnis, sondern ganz oft darum, dass überhaupt ein Zeugnis fertig gestellt wird, welches  das Unternehmen seinem Mitarbeiter bei Austritt schließlich aushändigen kann.

Und zum Schluss noch etwas, was viele Personaler vielleicht nicht glauben. Es gibt tatsächlich Unternehmen, die sehr viel Wert darauf legen, wie ihre Zeugnisse aussehen, wie die Formulierungen gewählt werden sollen, und die auch unbedingt darauf bestehen, dass ihren Mitarbeitern die Zeugnisse pünktlich ausgestellt werden. Solche Firmen sehen das Zeugnis nicht nur als ein gesetzlich vorgeschriebenes Übel an, sondern auch als ein Dankeschön gegenüber dem Mitarbeiter ebenso wie eine gute Außendarstellung.

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