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Welche Dokumente gehören in eine Personalakte

Arbeitnehmer stecken in die Personalakten zu viele Unterlagen und Dokumente. Viele dieser Unterlagen sind während der Anstellung und nach dem Ausscheiden des Angestellten nur unnötiger Ballast.

 

Die hier aufgeführten Dokumente müssen in eine Personalakte:

 

Lohnsteuerkarte

  • Jeweils die Lohnsteuerkarte für das laufende Jahr und Kopien der dem Mitarbeiter ausgehändigten Lohnsteuerkarten für die Vorjahre.

Meldungen für die Sozialversicherung

  • Hierzu gehören die An-, Ab- und Ummeldungen für die Sozialversicherung sowie die Entgeltmeldungen zur Berechnung des Kranken-, Mutterschafts- oder Übergangsgeldes.

Beitragsnachweise

  • Nachweise über den Verdienst des Mitarbeiters und die auf dieser Basis ermittelten Abgaben für die Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung sowie die Berufsgenossenschaft.

Nachweis über bezahlte Beitragszuschüsse zur Krankenversicherung

  • Für höher verdienende Mitarbeiter, die privat krankenversichert sind, zahlt der Arbeitgeber einen Zuschuss zur privaten Krankenversicherungsprämie. Die entsprechenden Nachweise gehören in die Personalakte.

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen

  • Diese Informationen sind für eventuelle Abrechnungen mit der Lohnfortzahlungsversicherung relevant.

Amtliche Bescheinigungen über Wehrdienst, Schwerbehinderung, Mutterschutz oder Zivildienst

  • Diese Bescheinigungen sind wichtig für die Chronologie bezüglich der Altersvorsorge.

Arbeitszeitnachweise

  • Das Arbeitszeitgesetz sieht vor, dass Mitarbeiter – ausgenommen leitende Angestellte – nur im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen beschäftigt werden dürfen. Alle Beschäftigungszeiten mit mehr als acht Arbeitsstunden pro Tag müssen deshalb dokumentiert werden. Diese Informationen müssen Sie mindestens zwei Jahre in der Personalakte aufbewahren.

Alle vertragsrelevanten Unterlagen, wie zum Beispiel:

  • Bewerbungs- und Einstellungsunterlagen
  • Arbeitsvertrag und eventuelle Ergänzungen bzw. Änderungen
  • Beurteilungen, Zielvereinbarungen und sonstige über die Qualifikation Ihres Mitarbeiters Aufschluss gebende Unterlagen
  • Dokumente oder Zeugnisse
  • Abmahnungen
  • Schriftwechsel mit dem Mitarbeiter, soweit er Bezug zum Arbeitsverhältnis hat

Ärztliche Bescheinigungen für Auszubildende bis zum vollendeten 18. Lebensjahr

  • Für Auszubildende sieht das Jugendarbeitsschutzgesetz ausdrücklich vor, dass die ärztlichen Bescheinigungen, die zum Beginn und während der Ausbildung vorzulegen sind, in der Personalakte aufbewahrt werden müssen.

Sonstige Unterlagen

  • Schwangerschaftsbescheinigungen
  • Ärztliche Bescheinigungen über eventuelle Arbeitsverbote
  • Mitteilungen an die Gewerbeaufsicht über die Beschäftigung einer schwangeren oder stillenden Arbeitnehmerin
  • Dokumente über die Zahlung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld für die Dauer der Schutzfrist
  • Ärztliche Bescheinigungen Ihrer Mitarbeiter bei eventuellen Beschränkungen der Einsatzfähigkeit im Betrieb
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