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Aufbewahrungsfristen von Personalakten

Die Verwaltung einer Personalakte ist recht umfangreich und aufwendig. Die Aufbewahrung der Personalakte ist wichtig und notwendig und es gelten für Personalakten-Dokumente unterschiedliche Fristen. Bei einer Aufbewahrung der Personalakte mit allen Dokumenten über einen Zeitraum von 10 Jahren sind Unternehmen gut beraten.

Insbesondere müssen folgende Unterlagen/Dokumente 10 Jahre aufbewahrt werden.

  • Lohnlisten und Lohnsteuerunterlagen
  • Jahresabschlüsse und Jahresabschlusserläuterungen
  • Buchungsbelege und Buchführungsunterlagen
  • Inventarlisten und Inventurunterlagen

Wichtig: Nach §199 BGB gelten die Fristen erst mit dem Ablauf des Kalenderjahres. Die Aufbewahrungsfristen sollte man deshalb immer erst am Ende eines jeden Kalenderjahres kontrollieren.

Kurze Übersicht über Aufbewahrungsfristen von Personalunterlagen:

 

 

Unterlagen Aufbewahrungsfrist
Abrechnung von Aushilfen 10 Jahre
Meldung bei der Krankenkasse bis zum Ende des Jahres, das auf die letzte Rentenversicherungsprüfung folgt
Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung 10 Jahre
Lohn- und Gehaltskonten 6 oder 10 Jahre
Lohnsteueranmeldung 10 Jahre
Lohnsteuerkarte bis zum Ende des Jahres oder bis das Beschäftigungsverhältnis endet
Quittung über Zahlung des Arbeitslohns 10 Jahre
Arbeitsnachweise über 8 Stunden 6 Jahre
Bewirtungsbelege 10 Jahre
Personenbezogene Unterlagen 2 Jahre
Arbeitszeugnisse 3 Jahre
Bescheinigungen vom Arzt zum Ende der Beschäftigung
Unterlagen zur Berechnung der Umlage zur Unfallversicherung 5 Jahre
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